Одна из самых важных особенностей, характерных для успешного человека, - его система управления временем. Это не удивительно, если вы тратите свое время на что попало, врядли сможете достичь больших успехов (ведь жизнь коротка, а хочется достичь высот). Выражение "тайм-менеджмент", ставшее сейчас очень популярным и модным, зародилось на западе достаточно давно, уже в 20м веке во всю велись разработки методов и сстем, которые позволили бы человеку лучше организовать себя и делать большее количество дел за меньшее время. В России же направление стало популярным в конце 90х, когда нашими энтузиастами стал активно осваиваться западный опыт, методики адаптировались, а кое-какие и полностью изменялись под наш русский менталитет. В основу понимания тайм менеджмента как системы лежит знаменитый принцип 80/20:

Закон Парето

Принцип Парето (он же закон Парето или принцип 80/20) гласит "80% результата получится из 20% затрачиваемых усилий, а на получение остальных 20% результатов уходит 80% усилий" Таким образом, если сосредоточить все свои усилия на важных делах, можно добиться потрясающих результатов и производительности. Если развивать мысль еще дальше, можно прийти к следующему: полный отказ от неважных и несрочных дел, нужно уделять внимание только самым важным, а остальное - делегировать (передавать на выполнение другим людям) или не делать вовсе.

Планирование

Теперь, когда мы определились с основной идеей, нам надо понять, как же ее реализовывать. Самым эффективным способом для претворения в жизнь принципов тайм-менеджмента является планирование и следование намеченному плану. Давно замечено, что гораздо более эффективно потратить 10 минут в день утром или вечером на планирование дня, и после этого следовать плану, чем просто пускать все дела на самотек, и потом удивляться, как много дел оказалось не сделанными. Планирование различают по срокам:

• Стратегическое или глобальное планирование - подразумевает составление плана вашего развития на ближайшие три-пять лет. Что вы будете делать, к чему стремиться (например одним из пунктов такого планирования может быть - "Закончить в 2014 году университет по вашей определенной специальности", "в течение трех лет подготовиться и совершить переезд в другой город"

• Среднесрочное планирование - здесь располагаются планы на временной промежуток от полугода до года, то есть то, чем надо будет активно заниматься и уделять внимание уже в близкой временной перспективе. Цели могут быть "пройти курс Beginner английского языка в период с декабря по февраль)

• Краткосрочное планирование - планы непосредственно на день, неделю или месяц. Самые часто используемые виды планирования, делаются для непосредственного составления списка задач на конкретный близкий временной период, когда вы точно знаете текущие потребности и производственные необходимости

Инструменты планирования:

1. Традиционные бумажные- блокнот, ежедневник, органайзер или другие бумажные носители информации, в которые вы можете внести ваш план. Их плюсы - доступные абсолютно всем, наглядны, привычны и просты
2. Программное обеспечение - различные программы для составления планов, которые можно использовать на вашем домашнем, рабочем компьютере или ноутбуке. Их в настоящее время достаточно много, каждый может подобрать себе на свой вкус. Их плюсы - цифровая форма и как следствие очень удобные механизмы поиска и хранения информации. Среди программ такого рода мне больше всего понравились две - Leader Task и PimOne
3. Мобильные приложения - то же ПО, только для сотовых телефонов, коммуникаторов и т.д. Сегодня многие бизнесмены имеют продвинутые мобильные телефоны или кпк, в которых также может быть реализованы функции планирования.

Приоритеты по принципу "Матрица Эйзенхауэра"

При планировании, особенно на период месяц и более, важно помнить правила постановки целей. Кроме того крайне важно при составлении планов указывать приоритет задачи и выполнять их строго по иерархии. Таким образом вы гарантированно потратите время на выполнение тех самых 20% дел, которые дадут 80% результатов, а дела из категории IV можно либо не выполнять вообще, либо выполнять в самом конце срока, когда самое главное уже сделано.

Важно помнить, что если вы отмечаете фактическое время на выполнение задачи (например, встреча с поставщиками - 60 минут 13.00-14.00) важно давать себе запас времени на непредвиденные обстоятельства (20-30%) тогда в случае возникновения каких-то форс мажорных обстоятельств или просто свалившихся срочных дел (важное поручение начальства) вы не пустите псу под хвост весь дневной план, а органично встроите новые задачи в отведенные временные запасы или подвинете менее приоритетные дела, без   особого ущерба для плана дня.

Также помогают для ориентации в приоритетах следующие принципы:

• Будущее основа всего, оно важнее прошло. Самое незначительно "для того, чтобы" лучше чем самое сильное "потому, что (так было когда то)"

• Уделяйте максимум внимания не проблемам, а возможностям. Кто ищет, тот всегда найдет

• Старайтесь создать что-то свое, уникальное. Не идите на поводу у толпы

• Стремитесь к достижению сложных целей, которые раскрывают ваши возможности по максимуму

Слоны и Лягушки

Слоны и лягушки это две категории задач, с которыми чаще всего возникают сложности при планировании и решении. 

Слонами называют сложные, объемные задачи, которые очень сложны и объемны, порой вы даже не знаете с какой стороны к ним подступиться. Такие задачи принято решать по методу Швейцарского сыра, то есть раздробить задачу на некоторое число частей и решить их постепенно, тогда на выходе у нас получится решить всю задачу целиком.

Например, задача - Написать дипломную работу. При такой постановке вопроса у нас просто море сомнений и сложностей, с чего начать, как взяться. В итоге часто задача откладывается на потом, и делается в авральном порядке, с недостаточным уровнем качества. А ведь ее можно разбить на составляющие и легко выполнить:

1. Выбор темы дипломной работы

2. Проработка литературы на заданную тему

3. Написание титульного листа, введения и списка литературы

4. Написание собственно глав или разделов дипломной

5. Проверка, рецензирование работы

6. Защита дипломной работы

В таком виде уже все выглядит достаточно структурировано и понятно, и можно распределять эти задачи - кусочки слона в свои еженедельные или месячные планы. Тогда и достижение результата придет значительно быстрее.

Лягушками же называют неприятные, но необходимые задачи, которые мы терпеть не можем делать. Решение таких ситуация должно происходить по принципу "Каждое утро съешь лягушку". Чтобы вы спокойно сделали неприятное дело утром, в начале дня, и потом целый день могли уделить важным и приятным для Вас делам, а не думать о том, что вам нужно сделать что-то нелюбимое Вами.

Дополнительная литература

Разумеется, в такой короткой статье я просто немножко рассказал Вам о самой сути Тайм-менеджмента, чтобы заинтересовать Вас и раскрыть перспективы, которых позволяет получить эта область знаний. Что касается дополнительной литературы, самое большое впечатление на меня произвела книга одного из самых известных авторов этой сферы в России -  Глеба Архангелького "Тайм Драйв"

(с) Николай Кириченко 2011